Cómo AFP Uno logró tomar el control del 100% de sus pagos gracias a Cardda ✨

Contexto 📌

AFP UNO es una administradora de fondos de pensiones que empezó sus operaciones en Chile en marzo de 2019. En 2023 ganaron la licitación para el ingreso de nuevos afiliados por ofrecer la comisión más baja del mercado, un 0,49%.
Su misión es recaudar las cotizaciones de los trabajadores, custodiar el dinero, rentabilizarlo y entregar servicios de pensiones y otros beneficios mediante un servicio moderno y fácil de usar.

El Problema  🧩

AFP Uno tiene diferentes proveedores nacionales que le prestan servicios todos los meses. La operación típica con un proveedor de manera simplificada es: recibir el servicio, esperar la factura y pagarla.
Cada vez que un proveedor les emitía una factura, el equipo de AFP Uno tenía que seguir un proceso muy fragmentado desde su recepción hasta la contabilización del pago:

• Buscar el PDF de la factura para poder conocer a qué corresponde el servicio prestado
• Asignar el área y la persona responsable de su revisión
• Revisar que todo esté en regla y aprobar la factura para el pago
• Hacer el pago
• Conciliar el pago con su sistema de contabilidad

Este proceso tenía diferentes problemas:

Pérdida de tiempo: la búsqueda de documentos, revisiones y aprobaciones se hacía usando mails y excels.
Falta de información: era frecuente no encontrar los PDFs de las facturas o documentos de respaldo.
Retrasos en los pagos: se retrasaba el pago de facturas por no tener la información a tiempo y otras simplemente se filtraban y se les perdía el seguimiento.
Riesgo de errores: las transferencias se cargaban manualmente a cada banco usando planillas (las famosas “nóminas”), existiendo el riesgo de anotar los datos erróneamente; bastaba un cero extra en alguna línea de la planilla para generar un gran problema.

¿Por qué eligieron Cardda?  ⭐️

Necesitaban una herramienta que les permitiera ahorrar tiempo y eliminar los riesgos de su operación.
En esta búsqueda, llegaron a Cardda 🙌, dentro de los motivos más importantes para empezar a usar Cardda fueron:

Todo centralizado: facturas, boletas de honorario, anticipos, rendiciones de gasto. Era fundamental tener todas las cuentas en un sólo lugar para que no se filtre nada y evitar el uso de múltiples herramientas.

Proceso de aprobación: cada documento sigue un flujo de aprobación que se puede configurar con reglas automáticas para ahorrar tiempo al equipo.

“Todo el proceso de aprobación queda respaldado con la documentación correcta, los usuarios responsables tienen que subir sus respaldos y eso también para efectos de auditoría es muy positivo.”

Contabilidad automatizada: Cardda se integró al ERP de AFP Uno para conciliar automáticamente toda su información contable.

PDF de cada factura: Cardda se integra directamente a plataformas como el SII, facturadores o generar el PDF de cada factura a partir de los XMLs. Esto era clave porque necesitaban ver el detalle de cada documento para su revisión.

Transferencias sin intervención manual: era muy importante que las transferencias se inscribieran directamente a través de las conexiones con los bancos. Esto les permitió eliminar el riesgo de error humano que había al manipular archivos.

Los resultados  🎯

Desde que AFP Uno empezó a usar Cardda para hacer sus pagos empezó a ahorrar tiempo y eliminó los riesgos que tenían en su operación.
Algunos de los beneficios que más destacan son:

1. Todas las facturas identificadas y pagadas dentro del plazo 🙌

“Ya no tengo el dolor de tener facturas perdidas ni facturas fuera de plazo. Tengo una plataforma donde puedo ir administrando rápidamente todo lo que va llegando y automáticamente se asigna al responsable correspondiente.”

2. Más tiempo para todo el equipo ⌛️
Los responsables de cada cuenta por pagar se asignan automáticamente.
Pueden aprobar cada documento rápidamente al tener toda la información centralizada.
Las personas encargadas de pagar lo pueden hacer en un par de clics.
Todo esto se traduce en más tiempo para los equipos de finanzas, tesorería y operaciones.

3. Eliminaron el riesgo de errores ✨

"Como también tenemos la posibilidad mediante las conexiones de las APIs a los bancos, todo el proceso de pago que hacemos no tiene intervención manual. Esto para efectos de riesgo es muy bueno.”

¿Conoces Cardda?

Cardda es una plataforma de gestión de pagos y tarjetas corporativas para empresas en Chile 🇨🇱, México 🇲🇽 y Perú 🇵🇪.

Más de +350 empresas como Kaufmann, Punto Ticket, AFP Uno, NotCo y Fintual usan Cardda todos los meses para hacer sus pagos con seguridad y rapidez.

Permitimos que empresas puedan tomar el control de todos sus pagos con tarjetas  físicas y virtuales, transferencias y una plataforma para la revisión y pago de facturas, boletas y reembolsos.

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